Mobilität ganz groß und doch wollen Sie auf dem aktuellen Infostand bleiben.

Möchten Sie auch wissen was an wichtiger Post während Ihres Urlaubes oder während Ihres Aussdienstes reinkommt?

Die Angst, eine wichtige Frist zu versäumen, ist bei so manchen Unternehmer und Aussendienstmitarbeiter groß: Krank, im Aussendienst oder Urlaub und die Vertretung auf Reisen oder einfach nicht erreichbar.

Wer trifft die wichtigen Entscheidungen und wer informiert kurz, knapp und vor allem richtig? Aussendienst was ist los - schon im Bett - ach die Zeitverschiebung so oder ähnlich kann es klingen und wann? Natürlich dann wenn es besonders wichtig und eilig ist.

Wenn es aber nach paper2mail geht, sind die Zeiten eine Frist oder wichtigen Schriftverkehr zu spät zu Gesicht zu bekommen vorbei: Statt sich von der Sekretärin umständlich vorlesen und bei Bedarf in die verschiedenen Hotels einen Brief nachschicken zu lassen, erhält man jetzt täglich per E-Mail – unabhängig davon, ob es sich um einen kurzen Brief oder ein umfangreiches Dokument handelt, seine Post.

Angeboten wird dieser Service von paper2mail. Das Unternehmen im hessischen Groß-Gerau hat sich darauf spezialisiert, für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Arbeitnehmer, Handelsvertreter, Freiberufler und Selbständige, die viel im In- und Ausland unterwegs sind, die eingehende Tagespost zu digitalisieren und sie per E-Mail oder über ein SSL-gesichertes Web-Frontend als .pdf-Datei zur Verfügung zu stellen.

Damit stehen wichtige Unterlagen zeitnah zur Verfügung und können jederzeit und ortsunabhängig gesichtet werden.

Möglich wird der Service durch die automatische Weiterleitung der Post auf Basis eines Postweiterleitungsauftrags oder die Angabe der paper2mail Adresse für die geschäftliche Korrespondenz. In Groß-Gerau wird die eingehende Post gesichtet und nach zuvor definierten Regeln eingescannt. Dabei können die Kunden beispielsweise zwischen farbigen und schwarz-weißen Scans wählen oder festlegen, dass bei umfangreichen Dokumenten nur die erste Seite gescannt wird. Einschränkungen bei der Weiterleitung der Post gibt es nur bei bestimmten behördlichen Schreiben, die aus rechtlichen Gründen nur an die eigentliche Geschäftsadresse oder die gemeldete private Adresse des Inhabers bzw. Geschäftsführers zugestellt werden darf.

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Ergänzt wird das Posteingangsmanagement mit der Digitalisierung bestehender Akten. „Niemand kann bei seinen Geschäftsreisen alle Unterlagen bei sich haben“, erläutert Liane Kaiser-Mech, Inhaberin der paper2mail. „Durch die Speicherung der Daten auf einem Medium oder in einem gesicherten Web-Archiv haben unsere Kunden jederzeit Zugriff auf Verträge und andere Dokumente, die sie als Grundlage für ihre Entscheidungen brauchen.“

Dabei ist die Suche nach Stichwörtern in den Daten meist schneller als das Heraussuchen der Originalvorlagen, so Liane Kaiser-Mech. „Wir speichern die Daten so, dass jedes bekannte Betriebssystem in der Lage ist, die Dateien ohne Erstellung eines Schlagwortkatalogs in Rekordzeiten nach den gesuchten Stichwörtern zu durchsuchen.“ Zwischen 10.000 und 20.000 Seiten kann das paper2mail-Team pro Tag digitalisieren und archivieren. Je nach Umfang der Akten arbeitet das Team direkt vor Ort beim Kunden, so dass keine Transportkosten für die Akten anfallen.

Mit der Digitalisierung der Dokumente wird zudem die Aufbewahrungsfrist von teilweise bis zu 10 Jahren vereinfacht. Positiver Nebeneffekt: Durch den freigewordenen Stauraum können Mietkosten gesenkt oder aber die vorhandenen Räume sinnvoller genutzt werden.

Daten sind Vertrauenssache – das gilt für die Tagespost ebenso wie für bestehende Akten. Liane Kaiser-Mech garantiert ihren Kunden deshalb absolute Verschwiegenheit sowie die strikte Einhaltung des Briefgeheimnisses und der strengen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Ein PC ist abgestürzt, Datenbank nicht abrufbar, Mitarbeiter nicht erreichbar und und und - es gibt mannigfache Beispiele wann sich dieser Service lohnt. Einfach einmal ausprobieren und zwar mit einem Sicherheitspolster - denn was wäre wenn ...

Weitere Informationen unter www.paper2mail.de oder info@paper2mail.de